郑州升达经贸管理学院声像档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条  高校声像档案是指学校各单位或个人在教学、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的照片、录像带、录音带、唱片、光盘、磁盘、缩微胶片、幻灯片等载体形式的档案。声像档案是高校档案的重要组成部分。

第二条 为建立、健全学校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《照片档案管理规范》，结合学校的具体情况，特制定此管理办法。

第二章  声像档案管理基本原则

第三条   声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。各部门形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点，具有长期保存的价值。

第四条  综合档案馆是学校声像档案的职能管理机构，负责指导各单位声像材料的收集、整理、归档工作。全校凡有形成和产生电子声像档案的单位，均应该按照综合档案馆的统一规定和要求，做好电子声像档案的收集、整理、归档工作。

第五条 学校各部门负责人负责本部门归档的声像材料的审核工作，部门负责人把握不准的，需提交分管领导审核。

形成声像档案的各部门应在部门负责人的指导下，由专人负责声像档案的收集、整理和归档工作，任何部门和个人不得据为己有。

第六条 声像档案归档材料为涉密内容时，各归档单位需指定专人使用有涉密编号的摄录设备完成拍照、摄录任务，移交时需要将有关内容复制到光盘或涉密移动硬盘移交到综合档案馆。

第七条  声像档案工作应列入学校的重要工作，在经费、库房、存储设备和人员配备等工作条件上予以保证。

第三章  声像档案归档范围

第八条  名人类声像资料。具体包括：学校历届校领导、博士生导师、著名教授，以及在国内外具有一定影响的师生员工或校友的照片、录像、录音等声像资料。

第九条  学校重大活动类声像资料。具体包括：

（一）中央、省、市的领导，军队、企业及社会组织的领导来我校视察、调研和指导工作的声像资料。

（二）学校召开的各种重要会议、重要活动、重要学术讲座，以及开学典礼、毕业典礼等重大活动的照片、录像、录音等声像资料。

（三）各学院、机关、直属单位在日常活动中形成的，需要向综合档案馆移交的声像资料，例如：荣誉证书（电子版），各类资质证件（电子版）。

（四）学校不同历史时期的校园风光和基建活动的声像资料。

第十条 外事活动类声像资料。具体包括：各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授称号，以及参观、交流、讲学、演出等的照片、录像、录音等资料。

第十一条  应届毕业生合影、证件照和校友返校活动照片。

第十二条  其他有重要意义活动形成的声像资料。

第四章  声像档案归档要求

第十三条  归档时间

重大活动（事件）形成的声像档案在活动结束后的15日内归档移交；其他可在每学期初归档时，将上学期声像档案移交至综合档案馆。

有关历史遗留声像档案的移交：自1993年建校起产生的历史声像档案，整理完毕后，可随时向综合档案馆归档移交。

第十四条 归档要求

归档的声像材料必须是原版、原件，要求内容完整、图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明，应能较好地反映客观事实、突出重点。

1.属于归档范围的声像资料，各承办部门拍摄人员必须在摄录工作结束后及时收集、整理，照片一般一次选取2-5张左右能够反映活动或者会议全过程的照片，特重大活动可以多选（控制在10张以内），在声像材料形成15日内将需归档声像材料及时上传到综合档案馆档案管理系统，并于每学期初归档时将原件整理刻盘或保存至移动硬盘后向综合档案馆移交，移交时需附声像材料移交清单。“声像材料移交清单”的填写参考附表1；载体内目录统一按照档案管理系统内要求填写。同一事由的档案要放在一起，按年代形成时间顺序排列。

同一摄录内容的录音带、录像带、光盘、移动硬盘等，原则上归档不超过2份（包含2份）。

2.声像材料的电子版，归档时应将材料保存到光盘或移动硬盘上与原件一并归档。

3.用扫描仪等设备获得的图像电子文件，像素应不低于600dpi，如果采用非标准压缩法，应将相关软件一并收集、归档。

4.用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

5.录像带保存的历史视频，应使用视频采集卡转换成数字视频并上传到综合档案馆档案管理系统，移交时提供原始录像带。

6.用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

7.图片档案数字化。采用高清晰图片扫描仪、专用胶片扫描仪，将静止图像、历史照片或底片的模拟影像转换成数字影像存储到计算机或光盘中，也可用数码相机直接拍摄照片，数码照相机拍摄形成的数码照片应是TIFF或JPEG格式，照片像素应在500万像素以上，应保证未经编辑，主题鲜明、影像清晰、画面完整。对反应同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，能反映活动全过程的照片归档。

8.音频、视频档案数字化。视频文件需转换成AVI和WMV格式，清晰度不低于VGA标准，建议采用高清1080P标准格式；音频文件一般为WAV或MP3格式。存储在感光和磁性材料上的声像材料，要经过数字化处理，刻录光盘后再归档。

9.凡属于个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，可主动向综合档案馆提交，档案馆可依据价值进行判定筛选，最后归档。

第五章  声像档案整理

第十五条  声像档案除了由综合档案馆档案管理系统进行在线保存管理外，综合档案馆从事声像档案管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的电子声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。

第十六条  声像档案保管期限划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行，分为永久（Y）、长期（C）、短期（D）三种，根据学校实际情况，我校声像档案的保管期限一律为永久。

第十七条  声像档案依据载体的不同分为照片（ZP）、底片（DP）、录音带（LY）、录像带（LX）、光盘（GP）、缩微胶片（SW）、影片（YP）等几类，根据《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对声像材料进行整理，每一类档案按照年度-问题-保管期限进行分类，基建工程中产生的声像档案按照一个具体项目形成的时间顺序进行分类整理。

第十八条  对每一类声像档案排列可以按时间顺序，并按排列顺序编号，如果同一盒录音带或录像带录制了两个以上或两个年度的，应以主要问题或最后一个年度为主。

声像档案的编号。声像档案一级类目代号采用英文大写字母“SX”标识，按载体形式设置七个二级类目，具体详见《郑州升达经贸管理学院档案实体分类办法》。

声像档案档号的基本结构由年份、类别号、载体形式、内容类目号、件号组成。示例如下：

年份＋类别号＋载体形式+内容分类+保管期限代码+件号,例如：

2021-SX0112-Y-X

第十九条 声像档案的整理要求

1.纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原则上按事由时间顺序排列，要填写每张盘的文字说明表一起附在盒内。文字说明的尺寸与盒大小一致。

2.光盘在刻录时，每一事件、每组照片的文件夹内要附有Word或 Excel文档格式的文字说明（新闻照片可用新闻稿件代替)，每张照片必须附有题名，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

3.归档的照片应根据照片的编号将照片入册，按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上组成照片册，并填写单张照片说明。说明的内容包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。

题名：应简要概括、准确反映照片基本内容，任务、时间、地点、事由等要素尽可能齐全；

照片号：根据事件依次编号；

底片号：因为现在基本都是数码照片，没有底片的可不填底片号；

参见号：指与本章照片有密切联系的其他载体档案的档号；

拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年份，第5-6位表示月份，第7-8位表示日，如2018年6月6日写作2018-06-06；

摄影者：一般填写个人，必要时可以加写单位；

文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或者仅对题名未及内容作出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

4.归档后的磁性载体档案需装入消磁柜，且需贴上标签，并根据需要标注相关信息。

第二十条  声像档案管理系统数据需定期备份，一般当年的档案于次年5月份对档案数据进行备份，备份一式三份，用光盘刻录，刻录的光盘也一并归档。

第六章  声像档案保管和利用

第二十一条  在声像档案管理过程中，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的保管。要将声像档案与声像档案设备集中统一存放，统一管理，便于检查和察看。储存条件要标准，严格控制温湿度，避开电磁干扰，以免发生霉变及磁性记录消失，并采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。

第二十二条  声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压，磁性载体档案要远离发动机、变压器、高音喇叭、话筒、电视机等能产生磁场的设备。

第二十三条  声像档案工作人员，应对声像档案定期检查，保证声像档案的完好。

第二十四条  归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、消磁和涂改；声像档案的鉴定、销毁应严格按照档案鉴定销毁程序执行，报领导批准，方可进行销毁和处理。

第二十五条  声像档案在档案管理系统保存的资料，在校内范围内提供有限的在线欣赏和下载。

第二十六条  声像档案原版一般不得借出综合档案馆，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借，单位借用或复制声像档案，如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条  在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

第七章  其他

第二十八条  建议运用领导监督检查、奖惩结合的办法，不断提高声像档案管理水平，更好地服务于学校的中心工作。

第二十九条  本暂行办法自下发之日起施行。由综合档案馆负责解释。

附表1

声像材料移交清单

序号：目录生成时的顺序号。

题名：填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。

责任者：声像档案应填写拍摄人、摄录者姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

日期：声像档案拍摄或录制的日期。

备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项。