郑州升达经贸管理学院档案管理办法

作者: 时间:2020-05-29

郑州升达经贸管理学院档案管理办法

20204月修订版

第一章    

第一条  为加强学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《高等学校档案管理办法》,结合学校的实际情况,制定本办法。

 

第二条  本办法所称的档案,是指学校在教学科研、党政管理、人事管理及其他各项活动中直接形成的,具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

 

第三条  档案工作是学校的重要性基础工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划,纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围,并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

 

第四条  学校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于有效开发利用。

 

第五条  学校各单位和个人应当遵守本办法,并有收集、保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第二章 机构设置与基本任务

 

第六条  学校设立档案,对学校档案实行集中统一管理。利用频繁并具有一定保管条件的部门,经学校领导批准后,可设立档案分室,但必须配备专职人员,实行统一管理分级保管。

 

第七条  学校档案工作由一名校领导分管,并主动接受上级档案行政管理部门和教育行政管理部门的指导、监督和检查。

 

第八条  学校各二级学院、行政处室必须明确一名负责人分管本单位档案工作,配备1-2名专(兼)职档案员,负责本部门档案的收集整理和立卷归档

 

第九条  档案的基本任务:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,规划全校档案工作,相关档案工作规章制度,并组织实施;

(二)统一管理学校档案工作,根据国家有关规定和标准,结合学校实际情况,制定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则,负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案和有关资料;

(三)保守机密,确保档案的完整和安全,做好档案保护工作,延长档案使用寿命;

(四)编制档案检索工具,编写有关档案的参考资料、编研、出版档案史料,积极开发信息资源,为学校各项工作服务;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)健全学校档案管理网络,开展学校专(兼)职档案工作人员的业务培训;

(八)参加档案工作学术研究和交流活动;

(九)利用档案开展多种形式的宣传工作和利用者教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(十)完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

第三章 档案工作人员

 

第十条  档案应配备政治上可靠、具备一定的专业知识和科学文化知识、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员,各二级学院、行政处室应配备兼职档案工作人员,并要在一定时期内保持人员的相对稳定。

 

第十一条  档案工作人员应遵纪守法、认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,具备档案专业或相关专业学科知识及现代化管理技能。

 

第十二条  档案工作人员中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

第十三条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

 

第四章 收集与归档

第十四条  学校各二级学院、行政处室应加强对本部门档案工作的领导,把部门档案工作纳入管理制度和有关人员的岗位职责,以保证文件材料归档的完整准确,并按要求定期向档案移交,任何部门或个人不得以任何理由交,更不得据为己有。

 

第十五条  学校各二级学院、行政处室的工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作的同时,要布置、检查、验收、总结档案工作。

 

第十六条  学校档案收集范围是《郑州升达经贸管理学院档案归档范围及保管期限表》确定的应归档的各种载体形式档案材料。各二级学院、行政处室或个人应当按照规定及时归档,应归档的文件材料不得据为己有,不得擅自销毁,以便维护学校历史记录的完整、统一。

 

第十七条  学校各二级学院、行政处室负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料统一整理,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十八条  本校的科研成果鉴定、基建工程竣工验收和重大的仪器设备开箱验收时,必须有档案部门的人员参加,有关业务主管部门与档案部门共同对应归档的文件材料进行审查,文件材料不完整、不统一、不准确,不予验收或上报成果。

 

第十九条  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案可以通过征集、代管等形式进行管理。

 

第二十条  归档的档案材料应当质地优良、格式统一、书绘工整,图像清晰,电子文件应符合有关规范和标准的要求。

 

第二十一条 归档时间为:

(一)各二级学院、行政处室应在每学期初归档上一学期档案材料。

(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

(三)财会、声像和实物档案的归档时间按有关规定执行。

 

第二十二条  档案馆接收档案时,必须履行移交手续,根据移交清单,与移交人共同核对清点,符合要求并核对无误后,方可办理移交登记手续。

 

第五章 档案管理

 

第二十三条  档案馆应按照国家有关规定,制本校的档案实体分类方案,以便于保管和方便利用为原则,对档案进行分类、编号和排列,编制多种形式的检索工具,提高档案利用率。

 

第二十四条  档案馆应建立健全档案工作各项规章制度,按照规定接收、整理、保管和提供利用档案。

 

第二十五条  档案应定期做好档案鉴定工作,对保管期限已满、已失去保存价值的档案,要组织有关部门进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,任何组织和个人不得销毁任何档案。

 

第二十六条  档案应建立档案统计制度,定期对档案收集、整理、利用、销毁等情况进行检查和统计,并按上级部门和学校的要求及时报送各种报表。

 

第二十七条  档案应做好档案安全与保密工作,凡涉及到学校机密和专利的档案,不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,需经有关部门批准后,按规定办理借查阅手续。

 

第二十八条  档案应做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等预防保护功能及措施,并不断改进档案保护技术,及时修补、修复、延长档案的寿命。

 

第六章 档案的利用与公布

第二十九条  档案应积极主动地开展档案利用工作,制定档案借阅制度,为利用者提供方便。

档案馆保存的档案,主要供本校利用。其他单位或个人需查阅利用时,须提供相关手续材料并经档案馆馆长同意后,方可查阅;涉及重大问题或涉密档案的查阅利用,须经学校主管领导批准。

 

第三十条  档案馆对开放的档案应会同有关部门,按上级规定认真审查内容,报分管校领导批准后,分期分批向社会开放。未经学校档案馆和相关单位同意,任何部门和个人无权公布。

 

第三十一条 凡利用学校馆藏档案,均应按档案馆规定办理利用手续,填写档案借(查)阅登记簿。利用档案时,任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案,应当遵守国家保密规定,不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。查阅、摘录、复制未开放的档案,须经有关部门同意,按规定办理借查阅手续。涉及未公开的技术问题档案,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。

 

第三十二条  档案提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经学校领导批准后,按规定办理借查阅手续。

 

第三十三条  寄存在档案的档案材料,归寄存者所有。档案馆如果需要向学校或社会提供利用,应当征得寄存者同意。

 

第三十四条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版的档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

 

第七章 条件保障

 

第三十五条  学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

 

第三十六条  学校为档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。根据学校发展规模和馆藏档案的增加数量,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

 

第三十七条  学校为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

第八章 奖励与处罚

 

第三十八条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

 

第三十九条  有下列行为之一的,学校应当视情节严重,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员酌情处理。

(一)损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)涂改、伪造档案的;

(三)擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

(七)其他违反档案法律法规的行为。

 

第九章 附 则

 

第四十条 本办法适用于学校各二级学院、行政处室。

第四十一条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十二条 本办法自发布之日起施行。

 

 

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