郑州升达经贸管理学院实物档案管理实施细则

作者: 时间:2020-05-29

郑州升达经贸管理学院实物档案管理实施细则

第一章    

第一条  为加强对实物档案的管理,更加有效地保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,结合郑州升达经贸管理学院具体情况,特制定本细则。

第二条本细则所称的实物档案是指以物质实体为载体,能够反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌,对学校和社会具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及工作人员,要认真做好实物档案的归档工作,保证学校实物档案完整保存和按时归档。

第二章  实物档案管理的基本原则

第四条  按照国家有关规定,我校实物档案实行“集中统一管理、分层保管”的原则,凡能够反映学校特色(包括学校自身形成和从社会上收集两部分)并具保存价值的实物档案,集中存放在档案馆;凡具有局部特色并具保存价值的实物档案存于各单位,要向档案馆提交档案实物目录。

第五条  实物档案的管理级别由档案馆确定;实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

第六条  实物档案属学校财产,任何部门或个人不得占为己有。

第七条  档案馆馆藏实物档案,原则上不予外借,如有特殊需要,经归档单位和档案馆负责人共同签字,办理借出手续,但借出时间不得超过半年。在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者,学校给予通报,并按有关规定进行处罚。

第八条  档案馆对实物档案进行科学管理,有序存放,并编制系统、完整的案卷目录,利用有效的检索工具,便于查找和利用。

第九条  保存实物档案的库房要有必要的防护措施,其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

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第十条  各单位兼职档案员负责本单位实物档案的收集、整理归档和管理工作。

第三章  实物档案的归档范围

第十一条  奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上(含省级)颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

第十二条  纪念实物档案。学校发展中有纪念意义的物品。如建校以来使用过的校牌、匾等物品;反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等(样品);历任书记、校长在工作中使用过,有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

第十三条  礼品实物档案。在国际交往中,国际友人赠送的纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等;中外校友和著名校友赠给母校的各种有保存利用价值,便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等)。

第十四条  名人字画实物档案。中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

第十五条  印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

第十六条  学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第十七条  其它有保存价值的实物,经档案馆认定后归档。

第四章  实物档案的整理与标识

第十八条  实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

1)整理原则:实物档案一件为一卷,按实物类别、形成时间分类整理编号。并做到目录与物品相符,物品与照片相符。

2)书稿、著作类实物每本只编件号,不编页号,在目录中注明页数。

3)名人字画、奖状类不装订,采用平放或卷放,每张编一个号。

4)证书材料、印章、锦旗、奖杯以及特制的纪念品等,每件编一个号。

5)字画和礼品归档时应附清单及说明或录入档案管理系统附录中,内容包括物品名称、接收时间、地点事由、赠送人、接收人(重要的应注明赠送人情况),清单一式两份。

6)实物档案实行计算机信息管理,必须对每件实物档案进行拍照,作为电子版信息挂载在实物档案信息管理系统中。

7)移交档案时交接双方必须当面检查验收,避免差错。

第十九条  分类编号

一级类目的设置与标识:

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母SW”,即“ShiWu(实物)”的缩写。

二级类目的设置与标识:

二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识,采用阿拉伯数字“双位制”。

11.奖励牌匾

12. 奖状、证书(含荣誉册、光荣册)

13. 奖杯

14. 锦旗

15. 印章

16. 珍贵礼品、纪念品

17.字画(含题词)

18.有保存价值的其它物品

 

第二十条  档案馆馆藏实物类档案档号

年度号+类目号(一级类目+二级类目)+实物编号

例如:学校2006年校庆活动收到的纪念品,编号为:

2006-SW 16-1

注:1、实物编号按下位类目流水,年度用自然年度。

   2、实物档案按(二级类目)种类分别排放。

   3、实物档案上架顺序为:按年度和月份先后。

第五章  实物档案的归档时间

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第二十 纳入归档范围的实物须在各单位拍照留存后尽快向档案馆移交。

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第六章  档案馆馆藏实物档案的保管期限

第二十二条 实物档案经鉴定后进入档案馆,由档案馆保存的实物档案为永久保存。

第七章  保管利用和借出办法

 

第二十三条  实物档案一般不外借使用,特殊情况下需要使用时,需经档案馆馆长批准后才能借出。

第二十四条  借出的实物档案,使用人应负责妥善保管,不得污损、遗失。

第二十五条  实物档案如有遗失,污损或造成损失者,按《档案法》规定给予处罚,情节严重者追究法律责任。

第八章   附 则

第二十六条  本细则自发布之日起执行。

第二十七条  本细则解释权归属郑州升达经贸管理学院综合档案馆。

 

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