（达院字[2017]9号）

第一章 总则

第一条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统），采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖院、系、处各党政职能部门的办公信息管理系统。通过该系统，可以实现校内网上办公、远程办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学校整体管理水平的重要手段。

为加强我院OA系统（http://oa.shengda.edu.cn）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合我院办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流等。规范管理和维护，建立可控和自由发挥的管理、传递及沟通机制，提高学院办公效率。

第三条 系统投入正式运行后，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。检查、授权、催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

第二章 管理机构及职责

第四条 院长办公室（以下简称院办）和现代教育技术中心（以下简称现教中心）共同负责OA系统的规划、开发和推广实施等工作。

第五条 院办负责系统的宏观规划和业务推广。其主要职责:

(一)征询和收集各使用部门的意见和建议，不断完善OA系统宏观管理和科学规划；

(二)牵头负责OA系统的业务推广，督促各部门及使用人员及时有效地基于OA系统开展工作；

(三)牵头负责对各使用部门系统管理人员和使用人员进行培训。

第六条 现教中心负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：

(一) 办理系统使用部门的注册、名称变更、撤销等相关手续；

(二) 制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

(三) 征询各使用部门的意见和建议，不断完善系统功能，协调解决各使用部门在使用系统中出现的新情况、新问题；

(四) 协同院办对各使用部门系统管理人员和使用人员进行培训；

(五) 做好其他相关工作。

第三章 使用部门职责

第七条 有使用系统需求的部门，应向人事处、院办、现教中心提出书面申请，申请经主管院长批准后，交由现教中心办理注册手续并取得OA系统用户名及密码。（《新增部门办公自动化系统（OA）使用申请表》详见附件1）

第八条 使用部门必须明确一名主管领导分管系统工作，同时确定一名系统管理人员，负责日常管理。各部门系统管理人员的职责是：

(一) 负责本部门办公自动化的日常管理；

(二) 指导和监督该系统在本部门的运行；

(三) 负责本系统运行与现教中心的衔接工作。

第九条 使用部门变更系统中相关资料的，应向院办提出书面申请，批准后送现教中心办理相关手续：

(一) 使用部门名称变更的，应办理名称变更手续，并由该部门来函确定新的系统管理员及使用人员名单；

(二) 使用部门被撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该部门名称，注销该部门电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销部门提出的处理办法进行处理。

(三) 使用部门合并的，合并后的使用部门名称如果沿用合并前其中一个使用部门名称的，则该名称作为合并后的使用部门在系统中保留，被合并的使用部门按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用部门如果使用新的部门名称，则按本办法第六条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的部门名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章 使用人员职责

第十条 凡是在职的正式职工都是我院OA系统的合法用户，根据用户不同职务设置相应的权限。所有在册用户都必须遵守本条例。从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职尽责，保证工作质量。

第十一条 系统管理员应按规范向现教中心申报开设、注销使用人员帐号、初始密码，并将使用人员的工作职责和权限，报现教中心备案。

第十二条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十三条 系统使用人员用户密码复杂性策略宜以安全为要，为安全起见，密码应自行定期更改。用户名和密码仅限本人使用，他人不得盗用。若密码丢失，应向本部门系统管理员提出申请，恢复初始密码。本部门没有确定系统管理员的，可以直接向现教中心提出申请。

第十四条 用户享有使用自己权限范围内的功能模块，同时有义务及时处理每日的工作事务，即时收看当天的通知公告、信息传阅以及处理工作流程中的待办流程，清理自己信息空间（包括邮箱系统和信息传阅）等。使用人员如因出差或其他情况，应指定授权的公文代办人代办。

OA系统是我院行政办公系统，应该保持其严肃性，任何单位与个人不得在系统上面发布与办公无关的信息。校园内私人书信来往或文件交换，应通过校内邮件系统进行。

第五章 电子印章的使用与管理

第十五条 电子印章是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，应验证公文电子签名的合法性。验证并按规定打印的纸质公文具有法律效力。

第十六条 电子印章的制作式样和标准，各使用部门应严格按照国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号）中的要求与本部门实物公章一致，并严格管理、监督和执行。

第十七条 使用部门需要制作、变更或销毁本部门电子印章的，由本部门提出书面申请，经本部门负责人同意并签字后，报送人事处、院办办理审批手续，经同意后，由现教中心具体办理。（《办公自动化系统（OA）电子印章申请表》详见附件2）。

第十八条 使用部门的电子印章应等同于实物印章管理，应由负责保密工作的机构指定专人保管和使用。

第十九条 使用部门应按国发[1999]25号文件的规定，制定本部门电子印章的管理办法。

第六章 安全保障

第二十条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘、U盘等移动存储设备应检测，以防病毒入侵。

第二十一条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与现教中心联系确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。

第二十二条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第二十三条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用办公系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。

第二十四条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向现教中心反馈。

第二十五条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本部门负责人审批。

第二十六条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的部门或个人，报请人事处处理。OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，避免请他人代为使用或输入口令等，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。因口令丢失或被盗用而引起的后果，由该用户本人承担。

第七章 应急处理

第二十七条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中正常使用的，应及时通知现教中心。由现教中心尽快组织有关部门查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应，逾期未能解除问题的，由现教中心提出解决办法，并通知使用部门，保障相关工作的正常开展。

第二十八条 系统运行中遇到的问题，应及时向现教中心反馈。

第八章 责任与处罚

第二十九条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

第三十条 不执行本管理规定，影响办公信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学校予以通报批评；责任者个人由单位纳入学年考核中处置。

第三十一条 违反本办法规定，给国家、集体或他人权益造成损失者，应当依法承担相应责任。

第九章 附则

第三十二条 本办法由院办、现教中心负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起实施，修正时亦同。

附件一：新增部门办公自动化系统（OA）使用申请表

附件二：办公自动化系统（OA）电子印章申请表